Papeleo de una flota de rent a car

En temporada alta no hay tiempo para nada. Los coches entran y salen, el mostrador no para y el papeleo se va quedando en una bandeja. Semanas después llega la factura: multas sin identificar, un daño sin parte firmado, una reclamación de un cliente que ya está en su país.

El contrato de alquiler, el centro de todo

Casi todo el papeleo de un rent a car depende del contrato. Un buen contrato recoge:

• Datos completos del arrendatario y de los conductores adicionales.
• Copia del permiso de conducir y del documento de identidad.
• Fecha y hora de entrega y de devolución.
• Estado del vehículo al entregar y al recibir, con fotos si es posible.
• Nivel de combustible o de carga y kilómetros.
• Condiciones sobre multas, daños, franquicias y cargos.

Con esto, identificar a un cliente por una multa o defender un cargo por daños es mucho más sencillo.

Lo que hay que llevar al día

1. Multas: recibir las notificaciones, localizar el contrato e identificar al arrendatario en el plazo que marque cada una. Te lo contamos en multas de clientes de rent a car.
2. ITV: los vehículos de alquiler suelen tener una frecuencia de inspección más exigente que los particulares. Ten un calendario por vehículo.
3. Seguros: póliza de flota, coberturas, franquicias y cómo se comunican altas y bajas.
4. Daños: partes de entrega y devolución firmados y con fotos.
5. Mantenimiento: revisiones según el fabricante, con más motivo por el uso intensivo.
6. Altas y bajas: los vehículos de alquiler se renuevan a menudo, con sus trámites de tráfico, que lleva nuestra Gestoría DGT.

Las reclamaciones de clientes

En un rent a car, el cliente es consumidor y las reclamaciones forman parte del día a día: cargos por combustible, daños, multas repercutidas, retrasos en la entrega. Lo importante es contestar bien, a tiempo y con los papeles del contrato delante. Si una reclamación se complica, lo pasamos al abogado que corresponda. Lo vemos en reclamaciones habituales en rent a car.

Vehículos que vuelven al mercado

Cuando los vehículos dejan la flota de alquiler, suelen venderse como ocasión. Esa venta tiene su propia documentación y su garantía. Si los vendes a un compraventa o directamente, conviene tener el historial de mantenimiento y de daños en orden.

Errores que vemos a menudo

• Contratos con datos del cliente incompletos o ilegibles.
• Partes de daños sin firma del cliente.
• Olvidar que la ITV de un vehículo de alquiler va a otro ritmo.
• Dejar las multas para el final de la temporada.

Preguntas rápidas

¿Cuánto tiempo hay que guardar los contratos? Lo suficiente para cubrir multas, reclamaciones y obligaciones fiscales. Tu asesoría te indicará lo que corresponde.

¿Podemos repercutir las multas al cliente? Si el contrato lo recoge con claridad y el cliente lo aceptó, en general sí. Las cláusulas concretas, mejor que las revise un abogado.

¿Y los daños que el cliente niega? Por eso es tan importante el parte firmado con fotos. Si se complica, lo pasamos al abogado que corresponda.

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