Multas de clientes de rent a car

En temporada alta salen y entran coches sin parar. Semanas después empiezan a llegar las multas: un radar en la autovía, un aparcamiento en el centro, una zona restringida. El cliente hace tiempo que se fue. Lo único que tienes es el contrato. Y con eso basta, si está bien hecho.

Por qué el contrato lo es todo

En un rent a car, el conductor no es tu empleado: es un cliente que conoces una vez. La única forma de identificarlo es lo que quedó escrito al alquilar. Por eso un contrato completo vale oro:

• Nombre completo del arrendatario y de los conductores adicionales.
• Documento de identidad o pasaporte.
• Domicilio, aunque sea en otro país.
• Número del permiso de conducir y país que lo expide.
• Fecha y hora exactas de entrega y de devolución.
• Matrícula del vehículo entregado.

Si falta alguno de estos datos, identificar se complica, y una identificación incompleta puede acabar en una sanción para la empresa por no identificar.

Cómo gestionar cada multa

1. Recibe la notificación y anota el plazo. El que marca la propia notificación.
2. Busca el contrato que cubría esa matrícula en esa fecha y hora.
3. Comprueba si había conductor adicional. Si lo había, la identificación debe apuntar a quien conducía de verdad, y a veces no se sabe. Revisa qué prevé tu contrato para ese caso.
4. Identifica al arrendatario por la vía que indique la notificación, con todos sus datos.
5. Guarda el justificante con la copia del contrato.
6. Informa al cliente si así lo prevén tus condiciones de alquiler.

Clientes extranjeros

Son buena parte de la clientela en muchas zonas y también buena parte de los quebraderos de cabeza. Su domicilio está fuera, su permiso es de otro país y, a veces, la notificación pide documentación extra. Lo que hagas en el mostrador al entregar el coche es lo que te salvará después: copia legible del permiso y del pasaporte, y domicilio completo.

Si el cliente reclama por la multa o por lo que le has repercutido, puede ser una reclamación de rent a car en toda regla, y conviene contestarla bien.

Repercutir la gestión al cliente

Muchas empresas cobran un cargo por gestionar la multa. Si lo haces, que esté en las condiciones del contrato, que el cliente las haya aceptado y que sea claro. Lo que sea legal en esas cláusulas lo pasamos al abogado que corresponda.

Errores que vemos a menudo

• Contratos con la hora de entrega o de devolución en blanco.
• Copias del permiso ilegibles o sin la parte de atrás.
• No anotar a los conductores adicionales.
• Buscar el contrato cuando el plazo de identificación está a punto de vencer.

Preguntas rápidas

¿Y si la multa es de un momento en que el coche estaba en la base? Revisa el registro de movimientos del coche. Si no conducía nadie, hay algo que aclarar y lo pasamos al profesional que corresponda.

¿Puedo pagar la multa y cargársela al cliente? Depende de tus condiciones y de la normativa de consumo. Antes de hacerlo, asegúrate de que el contrato lo recoge con claridad.

¿Sirve el contrato digital? En general, sí, siempre que conserves los datos completos y la aceptación del cliente.

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