La orden de reparación del taller

Entra un coche a primera hora. El cliente tiene prisa, te dice «mírame ese ruido y lo que haga falta» y se va. A la tarde el ruido es una pieza cara y él solo recuerda haber pedido «que lo miraras». Esa conversación se gana o se pierde con un papel firmado por la mañana.

Para qué sirve de verdad

La orden de reparación no es burocracia por gusto. Fija tres cosas que, sin ella, quedan en el aire: quién te encarga el trabajo, qué te encarga exactamente y en qué condiciones te deja el coche.

Además, es la primera pieza que suele pedir cualquier garantía cuando abres un expediente. Si la orden dice una cosa y la factura otra, la garantía lo va a ver.

La normativa de talleres, tanto la estatal como la de cada comunidad autónoma, regula estos documentos de forma bastante parecida, pero no idéntica. Conviene comprobar la vigente en tu comunidad, porque algunas piden datos concretos que otras no.

Qué suele recoger una buena orden

• Datos del taller y del cliente, con forma de contacto.
• Datos del vehículo: matrícula, marca, modelo y lectura del cuentakilómetros a la entrada.
• Descripción de la avería tal como la cuenta el cliente, con sus palabras.
• Trabajos que se encargan: diagnóstico, reparación concreta o ambos.
• Si el cliente pide presupuesto previo o renuncia a él, por escrito.
• Fecha de entrada y una previsión de entrega, aunque sea aproximada.
• Firma del cliente y del taller.

Cómo rellenarla sin perder el tiempo

1. Pregunta antes de escribir. Qué notó, desde cuándo, si se ha encendido algún testigo. Lo que te cuente, anótalo.
2. Separa diagnóstico de reparación. Que quede claro si te encarga solo averiguar qué tiene o también arreglarlo.
3. Anota el estado del coche. Golpes, arañazos, objetos de valor dentro, nivel de combustible. Un par de fotos ayudan mucho.
4. Lee la orden en voz alta. Parece exagerado, pero evita malentendidos y el cliente firma sabiendo lo que firma.
5. Entrega copia. El cliente se lleva la suya y tú guardas la tuya en el expediente del coche.

Si el coche viene con garantía

Aquí la orden pesa el doble. La garantía querrá ver que la avería se describió antes de desmontar, que el kilometraje está anotado y que no empezaste a reparar sin su permiso. Si en la orden escribes «pendiente de autorización de la garantía», el cliente sabe desde el principio que hay un paso más y tú te cubres frente a prisas.

Errores que vemos a menudo

• Escribir «revisar» y nada más. No dice qué se encargó ni hasta dónde.
• Dejar la orden sin firmar porque el cliente tenía prisa.
• Ampliar trabajos por teléfono sin dejar rastro escrito.
• Usar un modelo antiguo que no se ha revisado desde hace mucho y no recoge lo que pide la normativa actual.

Preguntas rápidas

¿Vale una orden en formato digital? En general, sí, si queda constancia clara de la aceptación del cliente. Revisa qué admite la normativa de tu comunidad.

¿Qué hago si el cliente amplía el trabajo por teléfono? Pídele que lo confirme por escrito, aunque sea un mensaje. Y añádelo a la orden.

¿La orden sustituye al presupuesto? No. Son documentos distintos, aunque muchos talleres los combinan en el mismo impreso.

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