Cómo llevar el registro de conductores de una flota

Llega una multa de un martes por la tarde. La furgoneta la usaron por la mañana dos personas y por la tarde otra, pero nadie lo apuntó. Toca preguntar por el grupo de mensajes, esperar respuestas y cruzar los dedos. Con un registro sencillo, eso se resuelve en un momento.

Qué debe recoger un buen registro

No hace falta nada complicado. Lo importante es que sea completo y que se rellene siempre:

• Matrícula del vehículo.
• Nombre del conductor.
• Fecha y hora de recogida.
• Fecha y hora de devolución.
• Kilómetros a la salida y a la llegada, si lo usáis para otras cosas.
• Observaciones: incidencias, golpes, testigos encendidos.

Además, aparte del registro diario, conviene tener una ficha de cada conductor con sus datos y los de su permiso de conducir, para identificar sin buscar papeles.

Cómo llevarlo sin que sea una carga

1. Elige un solo formato. Una hoja compartida, una aplicación de flota o un libro en la recepción. Uno, no tres.
2. Pon el registro donde están las llaves. Si coger las llaves y apuntarse van juntos, nadie se lo salta.
3. Haz responsable a una persona de revisar que esté completo, por ejemplo al final de cada semana.
4. Aprovecha lo que ya tienes: localizadores, cuadrantes de turnos, hojas de ruta. Cruzarlos ahorra trabajo.
5. Guárdalo el tiempo suficiente. Las multas llegan a veces bastante después de la infracción.

Vehículos fijos y vehículos compartidos

En los vehículos que lleva siempre la misma persona, el registro diario puede simplificarse, o incluso puedes valorar comunicarla como conductor habitual. En los compartidos, el registro detallado es imprescindible. Lo mismo vale para coches de cortesía, de sustitución o de pruebas.

Protección de datos, con cabeza

En el registro hay datos personales de tus trabajadores. Recoge solo lo necesario, guárdalo con acceso limitado y explica a los conductores para qué se usa. Si usas localizadores, hay reglas específicas sobre cómo informar a los trabajadores. Todo esto, consúltalo con quien te lleve la protección de datos o con tu asesoría.

Errores que vemos a menudo

• Apuntar el día pero no la hora, cuando dos personas usaron el vehículo.
• Llevar el registro en papel y perderlo justo cuando hace falta.
• No actualizar el permiso de conducir de los trabajadores.
• Borrar el registro antiguo cuando aún pueden llegar multas de esas fechas.

Preguntas rápidas

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro? Lo suficiente para cubrir las multas que puedan llegar tarde y lo que te indique tu asesoría en materia de protección de datos.

¿Vale un localizador como registro? Ayuda a saber dónde estaba el vehículo, pero no siempre quién conducía. Mejor combinarlo con el registro de llaves.

¿Y si un conductor se niega a apuntarse? Es una cuestión interna y laboral. Una política de multas clara y tu asesoría te ayudarán a resolverlo.

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