La carta de reclamación de deuda al cliente

Llega un momento en que el mensaje de WhatsApp ya no basta. El cliente lee y no contesta, o contesta con promesas que no cumple. Toca escribir algo más serio. Y es ahí donde muchos talleres y compraventas dudan: ¿qué pongo?, ¿lo mando yo?, ¿suena demasiado duro?

Para qué sirve la carta

La carta cumple tres funciones:

• Recordar la deuda de forma clara y completa.
• Dejar constancia de que reclamaste, por si el caso acaba en manos de un abogado.
• Abrir una salida: que el cliente sepa cómo y dónde pagar, o cómo proponer un acuerdo.

No es un arma para asustar. Es un documento que ordena la situación.

Qué debe incluir

1. Tus datos: nombre del taller o del compraventa, datos fiscales y de contacto.
2. Los datos del cliente: nombre o razón social, y dirección.
3. La deuda identificada: número de factura, fecha, vehículo y trabajo realizado o venta.
4. Lo pendiente: la cantidad que falta por pagar, tal como figura en la factura.
5. Los avisos anteriores: cuándo y cómo se reclamó antes.
6. La forma de pago: cuenta bancaria, pago en el local u otra vía.
7. Un plazo razonable para pagar o contactar.
8. Una puerta abierta: si tiene dificultades, que se ponga en contacto para buscar un acuerdo.
9. Lo siguiente: que, sin respuesta, el asunto se trasladará al abogado.

El tono adecuado

Firme y educado. Ni frases agresivas, ni amenazas, ni adjetivos. Algo así como: «Le recordamos que la factura indicada sigue pendiente de pago. Le agradeceríamos que la abonara o se pusiera en contacto con nosotros para acordar una forma de pago».

Decir que el asunto pasará al abogado no es una amenaza: es informar del siguiente paso. Lo que no se debe hacer es inventar consecuencias, exagerar o insinuar cosas que no vas a hacer.

Cómo enviarla

Lo importante es poder demostrar que la carta llegó y qué decía:

• Burofax con certificación de contenido, cuando la deuda o el cliente lo justifican.
• Correo electrónico con confirmación de lectura, como complemento.
• Entrega en mano con firma de recepción, si el cliente viene al local.

Guarda copia de todo.

Errores que vemos a menudo

• Mandar la carta sin la factura bien identificada. El cliente no sabe a qué se refiere.
• Escribirla en caliente. Se nota, y resta fuerza.
• No guardar prueba del envío. Sin ella, la carta pierde gran parte de su valor.
• No dar forma de pago. Si no sabe cómo pagar, tiene excusa para no hacerlo.

Preguntas rápidas

¿La carta tiene que ir firmada por un abogado? No. En la fase amistosa la firmas tú o la mandamos nosotros en tu nombre. El abogado entra si hace falta ir más allá.

¿Qué plazo pongo? Uno razonable, que el cliente pueda cumplir. No hace falta que sea muy largo.

¿Sirve igual para una empresa? Sí, aunque entre empresas puede haber condiciones pactadas y normativa específica. Míralo en impagos entre empresas.

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