Cómo archivar los expedientes de cada venta
Un expediente por coche, ordenado por matrícula, con todo lo de la compra, la preparación, la venta y la postventa. Mejor en digital, con copia de seguridad y acceso restringido. Y guardado el tiempo que marquen las normas que te afectan, que tu asesoría te puede concretar.
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Te reclaman por un coche que vendiste hace tiempo. Abres el archivador y encuentras el contrato, pero no la hoja de garantía. La revisión de entrega está en otra carpeta. Las fotos, en el móvil de un vendedor que ya no trabaja contigo. Tenías razón, pero no la puedes demostrar.
Por qué el archivo te salva
En un compraventa, el expediente de cada venta es lo que responde por ti cuando tú no te acuerdas. Lo vas a necesitar en situaciones muy distintas:
- Una reclamación del comprador por una avería.
- Una inspección de consumo o de la autoridad competente.
- Una consulta de tu asesoría sobre la factura o el IVA de un coche.
- Una multa que llega a tu nombre de un coche ya vendido.
- Una empresa de garantías que pide documentación para autorizar una reparación.
Qué va en cada expediente
Organízalo en las etapas de la vida del coche en tu negocio:
Compra: contrato o factura de compra, datos del vendedor, documentación recibida, informe de Tráfico.
Preparación: reparaciones y mantenimientos hechos, fotos del estado, revisión de entrega.
Venta: anuncio guardado, información previa firmada, contrato, factura, hoja de garantía, contrato de la garantía comercial, recibí de documentos, justificante de transferencia.
Postventa: reclamaciones, diagnósticos, autorizaciones, facturas de reparaciones, acuerdos.
Cómo organizarlo paso a paso
- Crea la carpeta el día que entra el coche, con la matrícula como nombre.
- Usa siempre las mismas subcarpetas: compra, preparación, venta, postventa.
- Nombra los archivos con la matrícula, el tipo de documento y la fecha.
- Escanea lo firmado en papel el mismo día y guarda el original.
- Haz copias de seguridad automáticas en un sitio distinto al ordenador de la oficina.
- Cierra el expediente cuando termine la garantía, pero no lo borres.
Cuánto tiempo guardarlo y con qué cuidado
Hay varias normas que marcan cuánto tiempo conservar documentos: las fiscales, las mercantiles, las de garantía y las que regulan la actividad del compraventa. No coinciden todas. Pregunta a tu asesoría el criterio que aplica a tu caso y, ante la duda, mejor de más que de menos.
Además, cada expediente contiene datos personales del comprador y del vendedor. Tienen que estar protegidos: acceso solo para quien lo necesita, nada de documentos en móviles personales y cumplimiento de la normativa de protección de datos.
El expediente completo de una venta
- Documentación de la compra del coche.
- Reparaciones y revisión de entrega con fotos.
- Contrato, factura y hoja de garantía firmados.
- Recibí de documentos y justificante de transferencia.
- Todo lo de postventa: reclamaciones y acuerdos.
Errores que vemos a menudo
- Fotos y conversaciones solo en el móvil del vendedor.
- Carpetas por fecha de venta en lugar de por matrícula.
- Expedientes sin la documentación de la compra.
- Sin copia de seguridad fuera de la oficina.
Preguntas rápidas
¿Papel o digital? Digital para buscar y compartir; el papel firmado, guardado igualmente si así lo aconseja tu asesoría.
¿Puedo guardar las conversaciones de WhatsApp? Sí, y conviene. Exporta las relevantes al expediente de esa matrícula.
¿Qué hago con los expedientes antiguos? Mantenlos hasta que tu asesoría te confirme que se pueden destruir, y hazlo de forma segura.
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