Libro registro de compraventa de vehículos: qué es y cómo llevarlo

En muchos compraventas el libro registro se rellena «cuando hay un rato». Y ese rato llega, casi siempre, el día que alguien de la autoridad entra por la puerta y pregunta por un coche concreto. Entonces toca reconstruir de memoria entradas de hace tiempo. No es la mejor forma de empezar una inspección.

Qué es y para qué sirve

El libro registro es la memoria oficial de tu negocio. Permite saber, en cualquier momento, de dónde vino cada vehículo y a quién se vendió. Sirve para controlar la procedencia de los coches y facilitar la investigación si alguno tiene un problema, por ejemplo un robo o una manipulación.

Lo llevan quienes se dedican de forma profesional a comprar y vender vehículos usados. El formato, la forma de presentarlo y si debe llevarse en soporte electrónico dependen de la normativa vigente y, en algunos aspectos, de la comunidad o del municipio donde trabajas. Antes de montar tu sistema, compruébalo o pregúntanos.

Qué se apunta en cada entrada y salida

En la entrada del vehículo:

• Fecha de la compra o de la recepción.
• Datos de quien te lo vende: nombre o razón social, documento de identidad y domicilio.
• Datos del vehículo: marca, modelo, matrícula y número de bastidor.
• Documentación que recibes con él.

En la salida:

• Fecha de la venta o de la entrega.
• Datos del comprador.
• Referencia al contrato o la factura de esa venta.

Los vehículos que recibes a cuenta de otra venta también entran. Es uno de los olvidos más habituales.

Cómo llevarlo al día paso a paso

1. Una entrada por coche, el mismo día que entra. Antes de lavarlo, antes de hacerle fotos para el anuncio.
2. Copia de la documentación del vendedor y del vehículo en la carpeta de esa matrícula.
3. Comprueba los datos con el coche delante. El bastidor del papel tiene que coincidir con el grabado.
4. Anota la salida al firmar la venta, no cuando se complete la transferencia.
5. Revisa el libro cada cierto tiempo contra el stock real: lo que está en la campa tiene que tener su entrada abierta.

Papel o digital

Si la normativa te deja elegir, el formato digital tiene ventajas claras: se busca por matrícula en segundos, no se pierde y se puede hacer copia. Eso sí, tiene que cumplir los requisitos que se exijan para que sea válido, y los datos personales que contiene tienen que estar protegidos.

Errores que vemos a menudo

• Rellenar el libro por lotes, días después.
• Coches que ya se vendieron y siguen sin salida anotada.
• Datos del vendedor incompletos cuando el coche viene de un particular.
• Libro en una libreta que solo entiende quien la escribe.

Preguntas rápidas

¿Quién puede pedirme el libro registro? Las autoridades competentes en el control de la actividad, por ejemplo en una inspección.

¿Tengo que anotar un coche que solo tengo en depósito para vender? Si pasa por tu negocio para su venta, lo prudente es que conste. Revisa tu caso concreto.

¿Cuánto tiempo hay que guardarlo? Lo que marque la normativa que te aplica. Pregúntanos y lo vemos contigo.

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