Qué pruebas guardar para defenderse

Llega una reclamación de un cliente que ni recuerdas. Buscas en el ordenador, en el cajón, en el móvil del mecánico que ya no trabaja contigo. Encuentras la factura, pero no la orden. Tienes una foto, pero no sabes de qué día. Con media prueba, tu respuesta se queda en media respuesta. La defensa se prepara el día que entra el coche, no el día que llega la queja.

Las pruebas que más pesan en un taller

• Orden de reparación firmada, con la avería contada por el cliente.
• Presupuesto aceptado, o renuncia a él por escrito.
• Ampliaciones aceptadas por escrito: firma, correo o mensaje.
• Fotos del coche a la entrada, de la avería y de la pieza sustituida.
• Diagnóstico con lecturas de la máquina.
• Factura detallada.
• Documento de entrega firmado.

Las que más pesan en un compraventa

• Contrato de venta completo y firmado.
• Factura.
• Información entregada sobre el estado del coche, la garantía legal y la comercial.
• Kilómetros anotados y foto del cuadro.
• ITV e historial de mantenimientos que tengas.
• Documento de entrega y lista de lo que se entregó.
• Documentación de compra del coche al anterior titular.

Cómo guardarlas para que sirvan

1. Un expediente por coche y por cliente. Carpeta física o digital, pero una sola.
2. Nombre claro: matrícula y fecha aproximada.
3. Fotos con fecha. Que el archivo o la propia imagen permitan saber cuándo se tomaron.
4. Mensajes guardados. Captura o exportación de las conversaciones relevantes.
5. Copia de seguridad. Que el expediente no dependa del móvil de nadie.
6. Acceso ordenado. Que cualquiera del negocio sepa encontrarlo.

Cuánto tiempo guardar

No te vamos a dar una cifra. Las obligaciones de conservación de documentos son distintas según el tipo de papel: lo fiscal tiene sus reglas, lo mercantil las suyas y lo que te sirve para defenderte de una reclamación puede necesitar más tiempo. Lo que podemos decirte es que conviene pensarlo con tu asesoría y no tirar nada a la ligera. Para lo fiscal y lo contable, pregunta a tu asesoría.

Lo que no sirve como prueba

• Lo que «todo el mundo sabe» en el taller.
• Una conversación telefónica que nadie anotó.
• Una foto sin fecha que no se sabe de qué coche es.
• Un presupuesto sin firma ni aceptación.

Errores que vemos a menudo

• Guardar todo en el móvil de un empleado.
• Borrar fotos para liberar espacio sin copia previa.
• Tener la factura pero no la orden firmada.
• Archivar por fecha y no por matrícula, y no encontrar nada.

Preguntas rápidas

¿Valen las capturas de WhatsApp? Pueden servir como prueba, sobre todo si están completas y se pueden contrastar.

¿Mejor en papel o digital? Lo que importa es que esté completo y lo encuentres. Lo digital, con copia, suele ser más cómodo.

¿Me ayudáis a organizarlo? Sí. Revisamos tus modelos y tu archivo y te proponemos una forma sencilla de llevarlo.

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