Documentación que debe llevar un vehículo de empresa

Un control en carretera a primera hora. El agente pide la documentación y el conductor abre la guantera: facturas viejas, un manual, un ticket de aparcamiento. La ficha técnica no aparece. No es que no exista, es que está en la oficina. A veces eso acaba en multa, y casi siempre en una mañana perdida.

Lo básico de cualquier vehículo

• Permiso de circulación, que acredita quién es el titular.
• Tarjeta de inspección técnica, con la ITV en vigor.
• Seguro obligatorio vigente. Hoy los agentes pueden comprobarlo en sus sistemas, pero tener el justificante a mano no sobra.
• Permiso de conducir del conductor, válido para ese tipo de vehículo.
• Distintivo ambiental, pegado si la ordenanza de la ciudad lo exige.
• Elementos de seguridad obligatorios, como la señalización de emergencia que exige la normativa vigente y el chaleco reflectante.

Algunos documentos pueden llevarse en formato digital a través de las aplicaciones oficiales de la DGT. Conviene comprobar cuáles se admiten en cada caso y que el conductor sepa mostrarlos.

Según el uso del vehículo

Además de lo básico, cada actividad suma sus propios papeles:

• Transporte de mercancías o viajeros: autorización de transporte cuando se necesite, documento de control de la carga, datos del tacógrafo y tarjeta del conductor.
• Alquiler sin conductor: contrato de alquiler con los datos del cliente.
• Renting: lo que exija la compañía, a veces una copia del contrato o una autorización.
• Autoescuela: documentación propia del vehículo adaptado para prácticas.
• Mercancías peligrosas u otros transportes especiales: su documentación específica.

Cómo tenerlo siempre en orden

1. Haz una lista de documentos por tipo de vehículo de tu flota.
2. Prepara una carpeta en cada vehículo con los originales o las copias que se admitan.
3. Revisa las carpetas cada cierto tiempo, y sobre todo tras cada ITV o renovación de seguro.
4. Comprueba los permisos de conducir de tus conductores y su validez para cada vehículo.
5. Explica a los conductores qué llevan y dónde está.

Si falta algo o está caducado

Si un documento se pierde o se deteriora, hay que pedir un duplicado. Si cambian los datos del titular, hay que actualizarlos. Son trámites de tráfico que lleva nuestra Gestoría DGT. Y si lo que caduca es la ITV, el seguro o una autorización, el problema no es el papel: es que el vehículo no debería circular hasta resolverlo.

Errores que vemos a menudo

• Tener los originales en la oficina y nada en el vehículo.
• No revisar la carpeta después de pasar la ITV.
• Dejar conducir un vehículo a alguien con un permiso que no le habilita.
• Olvidar la documentación específica del transporte.

Preguntas rápidas

¿Sirven las fotocopias? Depende del documento. Algunos se admiten en digital o en copia y otros no. Compruébalo para cada caso.

¿Quién paga la multa por falta de documentación? Suele recaer en el titular del vehículo, aunque depende de la infracción.

¿El conductor debe llevar el permiso físico? Puede llevarlo en formato digital oficial en muchos casos. Mejor comprobarlo antes de salir.

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