A quién se factura una reparación en garantía

Terminas la reparación y te pones a facturar. En el campo del cliente, dudas. ¿Pongo al dueño del coche? ¿A la empresa de garantía? ¿Al compraventa que me lo mandó? Parece un detalle administrativo, pero si te equivocas, la factura vuelve y el cobro se retrasa.

Los modelos más habituales

• La empresa de garantía paga directamente al taller. Se le factura a ella la parte autorizada. Es lo más común en garantías mecánicas contratadas.
• El compraventa asume la garantía. Cuando el vendedor da su propia garantía o gestiona la reparación, la factura suele ir a su nombre.
• El cliente paga y luego recupera. Algunos contratos funcionan por reembolso: facturas al cliente, él paga y presenta la factura a la garantía.
• Fabricante. En garantías de fábrica, las reparaciones se hacen en la red oficial y siguen su propio circuito.

Dónde mirar antes de facturar

1. El contrato o certificado de garantía. Suele explicar el procedimiento de pago.
2. La autorización. A menudo dice a quién facturar y con qué datos.
3. Las instrucciones de la empresa para talleres, si las tiene.
4. El acuerdo con el compraventa, si te manda coches con regularidad.

Si no está claro, pregunta por escrito antes de emitir. Es más rápido que rectificar una factura después.

Cuando pagan varios

Es frecuente: la garantía paga una parte y el cliente otra, por franquicia, exclusiones o diferencias de baremo. Lo limpio es hacer dos facturas, una a cada uno, con lo que corresponde. Así nadie paga lo que no le toca y la garantía no ve conceptos que no autorizó.

Si dudas sobre cómo emitir facturas separadas o rectificativas, eso ya es terreno de tu asesoría.

Cuando un compraventa te manda coches a menudo, merece la pena dejar por escrito un acuerdo sencillo: quién paga qué, a nombre de quién se factura y qué documentos acompañan cada factura. Así no se repite la duda en cada coche.

Datos que no pueden faltar

• Nombre fiscal exacto de quien paga.
• Número de expediente o autorización.
• Matrícula y kilómetros.
• Referencias y tiempos autorizados.
• Mención a la parte que asume el cliente, si la hay.

Errores que vemos a menudo

• Facturar todo al cliente cuando la garantía paga directamente al taller.
• Facturar a la garantía conceptos que paga el cliente.
• Usar el nombre comercial en lugar del nombre fiscal.
• No poner el número de expediente.

Preguntas rápidas

¿Y si el cliente necesita la factura a su nombre para reclamar? En contratos de reembolso es lo habitual. Mira bien el contrato antes.

¿Puedo facturar al compraventa aunque la garantía sea de una empresa? Solo si así está acordado. Si no, la factura puede no valer para cobrar.

¿Qué hago si me equivoco de destinatario? Corrígelo como indique tu asesoría y avisa a quien deba pagar.

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