Cobrar a la empresa de garantía: cómo agilizarlo

El coche se entregó hace tiempo. El cliente está contento. Pero la factura a la garantía sigue pendiente y, cada vez que preguntas, te dicen que «está en revisión». Es el último tramo del expediente y, para muchos talleres, el más largo. Casi siempre tiene arreglo.

Qué frena un pago

Antes de perseguir, conviene saber dónde está el atasco. Los motivos más frecuentes:

• Factura que no coincide con la autorización: referencias, tiempos o importes distintos.
• Falta un documento que se pidió y no se envió, o se envió a otra dirección.
• Número de expediente ausente en la factura.
• Factura emitida a quien no correspondía según el contrato.
• Franquicia o parte del cliente mal separada.
• Revisiones internas de la propia empresa, que tienen sus tiempos.

Lo que se hace antes de facturar

1. Relee la autorización justo antes de emitir la factura.
2. Copia las referencias de piezas y operaciones tal cual vienen.
3. Pon el número de expediente bien visible.
4. Separa lo que paga el cliente, si hay franquicia o exclusiones.
5. Adjunta lo que pida el contrato: fotos de la pieza nueva montada, resguardo firmado, kilómetros de salida.
6. Envía por el canal que indique la garantía, no por el que te resulte cómodo.

Lo que se hace después

Una vez enviada, apunta la fecha. Pregunta con regularidad, siempre por escrito, citando el número de expediente y la factura. Si te contestan con una petición, respóndela entera y en un solo envío.

Si te devuelven la factura, pide el motivo exacto, corrígela y deja constancia del reenvío. Si después de insistir el pago no llega y no hay motivo claro, hay que valorar otros pasos. Si se vuelve legal, lo pasamos al abogado que corresponda.

Ordena tus cobros pendientes

Un taller con varios expedientes de garantía abiertos necesita una lista sencilla: qué factura, a quién, cuándo se envió, último contacto y estado. Sin ella, los cobros pequeños se olvidan y los grandes se eternizan.

Revisa esa lista con un hueco fijo en tu calendario, siempre el mismo. Lo que no se revisa con regularidad acaba olvidado. Y cuando entra un pago, compáralo con la factura: si falta algo, pide el desglose en ese momento, no cuando ya no recuerdes el expediente.

Errores que vemos a menudo

• Facturar de memoria, sin tener la autorización delante.
• Preguntar por teléfono y no dejar nada escrito.
• Dejar pasar mucho tiempo antes de reclamar el primer pago.
• No tener una lista de cobros pendientes.

Preguntas rápidas

¿Hay un plazo para que la garantía pague? Depende del contrato y de lo acordado. Revisa tu contrato o tu acuerdo con la empresa.

¿Puedo cobrar al cliente si la garantía no paga? Si la reparación estaba autorizada, el problema es con la garantía. Habla antes de hacer nada.

¿Me pueden descontar algo al pagar? Puede pasar, por baremo o exclusiones. Pide siempre el desglose del pago.

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